Telematizzazione Accise - DAA Telematico

La telematizzazione delle accise : un’opportunità per le imprese

Negli ultimi anni, le procedure di pertinenza dell’amministrazione doganale sono state fortemente innovate e semplificate, soprattutto utilizzando i canali della dogana telematica. Il sistema informativo A.I.D.A. (Automazione Integrata Dogane Accise) operativo dal novembre 2003 tratta annualmente oltre 11 milioni di dichiarazioni doganali di cui solo il 4% è presentato su carta. Nel settore dogane questi risultati sono stati ottenuti senza imporre alcun obbligo agli operatori ma puntando su servizi efficienti ed a valore aggiunto. La strategia di sviluppo adottata per A.I..D.A. ricongiunge innovazione tecnologica ed innovazione amministrativa secondo il paradigma dell’unitarietà della PA rispetto agli utenti (single window), nella cornice delle innovazioni prescritte dal Codice della PA digitale. Ogni intervento di telematizzazione è attuato procedendo a una revisione dei processi e delle procedure amministrative correlati, per individuare forme di semplificazione e di coordinamento operativo con le altre Amministrazioni. La “reingegnerizzazione” dei processi di servizio e le modifiche organizzative conseguenti, sono sostenute strutturalmente da interventi di diffusione dell’informazione (assistenza on line) e della formazione (e-learning) per il personale e per l’utenza esterna, sempre in modalità telematica, per garantire la massima fruibilità di ogni innovazione. Il sistema opera on-line e provvede – in tempo reale - all’intercettazione di ogni inefficienza. Il feed-back fornito dagli utenti che interagiscono con il sistema o che si rivolgono al contact-center è costantemente analizzato con strumenti automatizzati per diagnosticare se le inefficienze sono attribuibili a carenze delle applicazioni o della fruibilità delle istruzioni correlate e definire gli opportuni interventi correttivi. Queste forme permanenti di interazione telematica con le imprese consentono di raccogliere sistematicamente segnalazioni e suggerimenti che sono analizzati per la costante rilevazione delle esigenze dell’utenza e per misurare la qualità dei servizi erogati. In estrema sintesi il sistema autoapprende dagli utilizzatori. Il sistema potrà ora essere completato nella parte accise, grazie anche alla norma che ha introdotto l’obbligo della telematizzazione. Il complesso delle procedure vigenti nel settore accise è conforme alle esigenze di scambi di informazioni basati su carta. Per sfruttare le enormi opportunità di semplificazione offerte da scambi di informazioni per via telematica è necessaria una completa riformulazione delle stesse procedure. Le maggiori difficoltà risiedono nel condividere “il cambiamento” e dare corso alle conseguenti modifiche organizzative richieste dal nuovo modo di operare. Per definire contenuti, modalità e tempi di attuazione del progetto di telematizzazione delle accise sono attivi tavoli tecnici con le associazioni degli operatori dei vari settori interessati. In questi tavoli si illustrano i nuovi modelli organizzativi connessi alla telematizzazione e si individuano le esigenze degli operatori, per giungere alla piena attivazione di un servizio realmente in grado di semplificare l’attività degli operatori stessi.

Nel progetto di telematizzazione sono ricomprese le attività per razionalizzare e telematizzare i flussi informativi non solo tra Agenzia ed utenza ma anche da e verso le altre amministrazioni centrali e locali. La strategia adottata si basa sull’interpretazione estensiva del paradigma dello “sportello unico”: se, in forza di un adempimento amministrativo, le imprese sono tenute a trasmettere informazioni ad un ente, quest’ultimo deve farsi carico di controllarne la qualità e la completezza e poi reindirizzarle agli altri enti che hanno titolo ad utilizzarle. Si sta quindi operando per evitare la doppia trasmissione da parte dei contribuenti delle medesime informazioni ma soprattutto per sviluppare sistemi che integrino i processi di competenza di più amministrazioni per ridurre gli adempimenti in capo alle imprese. Va inoltre considerato che le informazioni desunte nell’ambito dei nuovi processi di gestione, forniscono un monitoraggio più tempestivo dei flussi di settore, di cui beneficeranno le imprese e le amministrazioni centrali e locali. Possiamo già trarre un bilancio di quanto è stato fatto nell’anno in corso nel settore accise:

- dal 1° gennaio 2008, grazie alla telematizzazione delle dichiarazioni di immissione in consumo di energia elettrica e di gas naturale si è completata la dematerializzazione di circa 16.000 dichiarazioni annue. Sono stati digitalizzati gli adempimenti relativi alla presentazione delle dichiarazioni e delle rettifiche di parte per 16.000 aziende;

- dal 1° giugno 2008 a seguito della telematizzazione dei dati delle contabilità dei depositari autorizzati nel settore degli prodotti energetici sono state dematerializzate circa 140.000 comunicazioni annue. Sono stati digitalizzati gli adempimenti relativi alla presentazione dei prospetti contabili e delle rettifiche di parte per oltre 350 operatori.

Il dialogo telematico tra imprese ed Agenzia produce benefici tangibili : eliminazione del front-office (non è più necessario consegnare le dichiarazioni agli uffici delle dogane), eliminazione degli errori formali di compilazione (il sistema comunica agli utenti gli errori rilevati e registra soltanto le dichiarazioni formalmente corrette), favorendo la compliance e riducendo il contenzioso. La qualità e la tempestività dei dati trasmessi facilita le procedure di controllo rendendole più mirate ed uniformi. Con le DD 25499/UD e 12695/RU sono state individuate ulteriori semplificazioni per la trasmissione telematica dei dati delle contabilità del settore dell’alcole e delle bevande alcoliche prevedendo la presentazione in forma telematica:

- al 1° maggio 2009 per i depositari autorizzati; sono tenuti alla presentazione giornaliera i depositari (circa 270) che nell’anno precedente hanno assolto l’accisa per un importo superiore o uguale a €. 500.000, o che hanno impegnato un ammontare superiore o uguale a €. 300.000 come garanzia di deposito, o un ammontare superiore o uguale a €. 100.000 come garanzia di circolazione; i restanti (circa 1100) sono tenuti all’invio mensile, così come i depositari nel settore degli aromi;

- al 1° maggio 2009 per gli operatori professionali, i rappresentanti fiscali ed i depositi fiscali di vino;

- al 1° giugno 2009 per i depositi commerciali;

- al 1° gennaio 2010 per i depositari autorizzati del settore della birra.

Le DD 1494 e 52047 stabiliscono l’obbligo per la trasmissione telematica dei dati della contabilità del settore dei prodotti energetici:

- al 1° aprile 2009 per gli operatori registrati e i rappresentanti fiscali (circa 3000 soggetti);

- al 1° maggio 2009 per i depositi commerciali (circa 4.500 soggetti).

Elemento qualificante del progetto di telematizzazione è la definizione di una road-map che per fasi successive, prepara le imprese agli obiettivi imposti dalle norme comunitarie di completa informatizzazione delle procedure, che per il settore delle accise riguardano principalmente il progetto EMCS (Excise Movement Control System). La road-map è stata definita a seguito delle risultanze di un’approfondita analisi dello scenario nazionale, che ha evidenziato la necessità di procedere con adeguamenti progressivi per consentire alle imprese una altrettanto graduale strutturazione organizzativa. Già nella fase in corso, si apprezza una sostanziale riduzione degli oneri amministrativi a carico degli operatori che ripaga gli sforzi organizzativi richiesti. Seguirà la fase dedicata alla tenuta informatizzata dei registri, per poi giungere alla telematizzazione dei DAA e dei DAS.

Con quest’ultima fase si determineranno le condizioni per la massima semplificazione (eliminazione dei prospetti riepilogativi delle partite ricevute, delle scritturazioni dei movimenti su registri pre-vidimati, della bollatura dei DAA e dei DAS, del visto sulla terza copia del DAA e svincolo automatizzato della garanzia).

Il progetto di per sé è molto ambizioso e richiede importanti impegni sia per l’amministrazione sia per gli operatori, in particolare di quelli di dimensioni medio/piccole. Condizione necessaria per garantire il pieno successo del progetto risiede nella condivisione della strategia e del piano operativo di attuazione. Le esigenze delle imprese sono costantemente monitorate, dando massima importanza agli stimoli, le osservazioni ed i suggerimenti veicolati attraverso le loro associazioni di categoria. Ai tavoli tecnici di confronto partecipano anche ai rappresentanti degli uffici territoriali dell’Agenzia per meglio conoscere le esigenze di ogni azienda presente sul territorio. E’ quindi determinante che gli operatori partecipino attivamente, per il tramite delle associazioni, ai tavoli di confronto e seguano costantemente gli sviluppi del progetto sul sito dell’Agenzia www.agenziadogane.it, nella sezione Accise. Avvalendoci dell’esperienza maturata quest’anno per la telematizzazione del settore dei prodotti energetici sono state potenziate le azioni di formazione e informazione degli operatori. Mi preme sottolineare che accedendo alla sezione Assistenza on line – Formazione a distanza, gli operatori possono fruire di corsi e-learnig, consultare manuali interattivi, trovare risposte ai quesiti più frequenti (FAQ). Va infine considerato che il graduale processo di telematizzazione è un’opportunità per catalizzare i processi di innovazione aziendale.

Lo scenario attuale non consente ritardi, obbliga ad adeguare le strutture aziendali a dialogare sulla rete.